V menšej firme je rozhodnutie jednoduché. Účtovník na plný ani polovičný úväzok sa jednoducho neoplatí, pretože účtovnícka firma vás stojí len pár desiatok až stoviek eur mesačne. Ale čo v prípade väčších firiem, kde by sa mohlo spracovanie účtovníctva vyšplhať bez problémov aj k tisíckam eur mesačne?
NÁKLADY NA INTERNÉHO VS. EXTERNÉHO ÚČTOVNÍKA
Zoberme to poporiadku a povedzme si aké všetky starosti má firma ak chce zamestnať interného účtovníka. V prípade, že chce firma zamestnať interného účtovníka, zaplatí náklady na:
- výber nového zamestnanca
- mzdu zamestnanca
- stravné a iné náklady súvisiace so zamestnaním zamestnanca
- vytvorenie pracovného miesta
- hardvérové a softvérové vybavenie pre interného účtovníka
- školenia a odbornú literatúru pre interného účtovníka
- náklady na náhradu príjmu zamestnanca v prípade pracovnej neschopnosti, resp. dovolenky
A to nie je všetko. Čo v prípade, že sa vášmu účtovníkovi niečo stane a zostane na PN, kde nemôže pracovať? Daňový úrad takáto situácia nezaujíma a vy aj tak máte povinnosť podať daňové priznanie či už k DPH alebo k dani z príjmu či k dani z motorových vozidiel, a v prípade nesplnenia akejkoľvek povinnosti by vám hneď prišla pokuta.
Externým vedením účtovníctva odpadajú podnikateľovi vyššie uvedené náklady a starosti, ktoré by mal so zamestnaním interného účtovníka. Externá účtovná firma platí vlastných účtovníkov, zabezpečuje im školenia, účtovné softvéry a hardvérové vybavenie z pravidla majú viacerých účtovníkov, ktorí sú schopní zastúpiť kolegu, ktorí je na PN. Klient zaplatí len faktúru za účtovné služby a tým má po starostiach.
KTO ZODPOVEDÁ ZA SPRÁVNE ZAÚČTOVANIE DOKLADOV?
V prípade interného vedenia účtovníctva môže zamestnávateľ žiadať od zamestnanca (interného účtovníka) náhradu škody maximálne do výšky 4-násobku jeho priemerného mesačného zárobku. Požadovať náhradu škody môže od zamestnanca, ktorý škodu spôsobil porušením povinností pri plnení pracovných úloh a to len v prípade, ak mu zamestnávateľ preukáže zavinenie (čo z pravidla býva veľký problém).
Naopak zodpovednosť externého účtovníka za vzniknuté chyby zo strany účtovníka možno zabezpečiť v zmluve o poskytovaní účtovných služieb. Kvalitní externí účtovníci sú poistení pri výkone svojej činnosti a v prípade zavinenia škody účtovníkom je riziko kryté poisťovňou.
ČASOVÉ HĽADISKO PRI EXTERNOM A INTERNOM VEDENÍ ÚČTOVNÍCTVA
Nevýhodou externého vedenia účtovníctva je, že klient obvykle získava výstupy z účtovníctva s časovým oneskorením. Vyplýva to z toho, že účtovník dostane doklady spravidla do 10.-15. dňa nasledujúceho mesiaca. Do termínu na DPH, tzn. do 25. dňa nasledujúceho mesiaca má zaúčtované všetky doklady za predošlý mesiac. Klientovi dokáže poslať aktuálne výsledky z účtovníctva (napr. ako vychádza predpokladaný zisk/strata) až po zaúčtovaní všetkých dokladov.
Pri internom vedení účtovníctva sa doklady účtujú priebežne, tzn. podnikateľ má prístup k aktuálnym výstupom z účtovníctva priebežne počas mesiaca.
Ďalšou výhodou interného vedenia účtovníctva je, že interný účtovník štandardne aj vystavuje faktúry za podnikateľa, spracúva došlé faktúry a pripravuje doklady pre samotné spracovanie účtovníctva. Nevýhodou externého účtovníctva je to, že spravidla si klient sám vystavuje faktúry, pripravuje doklady pre externého účtovníka a odovzdáva mu ich.
ZACHOVÁVANIE MLČANLIVOSTI PRI EXTERNOM A INTERNOM VEDENÍ ÚČTOVNÍCTVA
Zachovanie mlčanlivosti by malo byť zakotvené v zmluve o vedení účtovníctva s externým účtovníkom. Externý účtovník má často prístup k finančným údajom klienta, k osobným údajom klienta a jeho zamestnancov, resp. môže poznať výrobné procesy u klienta, prípadne know-how klienta.
Internému účtovníkovi je možné jednoduchšie nariadiť zachovanie mlčanlivosti. Môže tak zamestnávateľ urobiť už pri podpise pracovnej zmluvy, resp. dohody o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru.
AKO VYBRAŤ DOBRÉHO ÚČTOVNÍKA?
Klient nemá nikdy 100 % záruku, že si vyberie správne. Každý podnikateľ by si mal dať záležať na tom, akého účtovníka si vyberie. “Účtovníkom” môže byť v dnešnej dobe každý, aj ten, kto si len urobí kurz účtovníctva. To však nezaručuje, že je dobrým účtovníkom.
Vedenie účtovníctva je vo všeobecnosti vnímané ako činnosť, ktorej sa podnikateľ nevyhne, ale ktorá mu neprinesie žiadnu pridanú hodnotu. Častokrát sa stáva, že je pri výbere účtovníka rozhodujúca cena. Avšak, lacnejší účtovník môže byť častokrát horší účtovník.
Podnikateľ by mal pri výbere externého účtovníka zohľadniť niekoľko skutočností:
- vzdelanie v odbore, dosiahnutá kvalifikácia, dĺžka praxe,
- priebežné vzdelávanie účtovníka, sledovanie legislatívnych zmien,
- krytie rizika,
- komplexnosť poskytovaných služieb,
- spolupráca s inými odborníkmi.
Prvým dôležitým kritériom pri výbere externého účtovníka je zistenie informácií o dosiahnutom vzdelaní účtovníka. Nebojte sa opýtať na to, akú má kvalifikáciu, koľko rokov pracuje v danej oblasti a pod. Je väčší predpoklad, že účtovník, ktorý vyštudoval účtovníctvo bude lepší ako účtovník, ktorý má inžiniersky titul z iného odboru.
Potenciálny klient by sa mal zaujímať aj o to, koľko rokov praxe má daný účtovník, ako sa vzdeláva počas roka. Či navštevuje školenia, či si priebežne študuje odborné články alebo či sleduje aktuálne legislatívne zmeny. Napríklad daňové zákony sú najčastejšie novelizovanými zákonmi na Slovensku. Ak účtovník nesleduje aktuálne legislatívne zmeny, nemôže byť dobrým účtovníkom.
Dobrý externý účtovník by mal mať uzavreté poistenie zodpovednosti za škodu pri výkone činnosti účtovníka. Je dobré preveriť si aj, v akej výške je poistná suma. Je rozdiel medzi poistným krytím na 5 000 eur a poistným krytím na 50 000 eur. Pokiaľ má účtovník uzavreté poistenie, vytvára tak určitú záruku, že v prípade chyby zo strany účtovníka bude klient odškodnený. Ak by klientovi prišla pokuta za chybu vzniknutú vinou účtovníka, klient by bol odškodnený. Pokiaľ by ale pokuta prišla kvôli chybe vzniknutej na strane klienta, napríklad – neskoro zaplatil daň, nemal by nárok na odškodnenie. V prípade našej firmy sme poistený do sumy 165 000 eur.
Podnikateľ by sa mal pri výbere externého účtovníka zaujímať aj o rozsah poskytovaných služieb. Niektorí účtovníci sa špecializujú len na dane a účtovníctvo fyzických osôb. Pokiaľ SZČO plánuje v budúcnosti prejsť na s.r.o. alebo zamestnať nejakého zamestnanca, musel by si hľadať ďalšieho účtovníka. Účtovník by mal poskytovať minimálne tieto služby:
- vedenia účtovníctva pre fyzické osoby,
- vedenia účtovníctva pre právnické osoby,
- mzdovú agendu,
- podávania daňových priznaní k DPH, k dani z príjmov, prípadne iných výkazov na daňový úrad,
- spracovávania cestovných príkazov a pod.
Lepšie sa komunikuje s jedným účtovníkom, ktorý Vám poskytne komplexnejšie služby, ako komunikovať s viacerými účtovníkmi.
Účtovník je prvou osobou, na ktorú sa klient obráti, ak potrebuje poradiť aj v iných oblastiach, napríklad ako vyhotoviť zmluvu o dielo alebo autorskú zmluvu. Aj keď tvorba zmlúv je právnou záležitosťou a nie daňovou ani účtovnou záležitosťou.
V neposlednom rade záleží pri výbere externého účtovníka na “dobrom pocite“ z účtovníka. S externým účtovníkom bude klient v kontakte minimálne raz za mesiac, prípadne raz za štvrťrok. Podnikateľ viac dôveruje účtovníkovi, ktorý je ochotný poradiť, pomôcť a s ktorým sa mu dobre komunikuje. V ideálnom prípade sa externý účtovník stretáva s klientom každý mesiac pre udržanie dobrých vzťahov.
Na záver môžeme zhodnotiť výhody/nevýhody externého a interného vedenia účtovníctva.
EXTERNÉ VEDENIE ÚČTOVNÍCTVA
VÝHODY:
- nižšie náklady v súvislosti so zabezpečením vedenia účtovníctva v prevažne fixných mesačných, štvrťročných faktúrach
- jednému problému sa venuje viacero špecialistov, pričom to nemusí nutne znamenať zvýšenie nákladov podnikateľa
- choroba či dovolenka externého účtovníka činnosť podniku výrazným spôsobom neovplyvní, nakoľko na všetky účtovné otázky môže odpovedať zastupujúci účtovník.
NEVÝHODY:
- nevýhodou outsourcingovej formy spracovania účtovníctva je prístup k podnikovým a účtovným informáciám treťou stranou.
- prístup k informáciám až po ich vyžiadaní, napr. mailom alebo telefonátom.
INTERNÉ VEDENIE ÚČTOVNÍCTVA
VÝHODY:
- čím je podnikateľská činnosť účtovnej jednotky rozsiahlejšia, o to vyššia je aj frekvencia potreby prístupu k informáciám z účtovníctva jej manažmentom a vrcholovým vedením podniku. Spracovanie účtovníctva interným spôsobom je z hľadiska riadenia zložitých procesov a pri strategickom rozhodovaní výhodnejšie, pretože podnikateľ má dôležité účtovné informácie o aktuálnej finančnej situácii neustále „po ruke“.
NEVÝHODY:
- vyššie náklady na zriadenie pracovného miesta pre účtovníka (nábor a vyhľadávanie vhodných uchádzačov, nákup kancelárskeho nábytok, technické zabezpečenie, pravidelné nákupy kancelárskych potrieb a odbornej literatúry, licencia na účtovný softvér)
- interný účtovník je na akúkoľvek problematiku v oblasti účtovníctva úplne sám, preto sú často vyžadované ešte ďalšie poradenské služby, ktoré znamenajú aj vyššie náklady
- v prípade absencie vnútropodnikového účtovníka sa situácia komplikuje, keďže v podniku sú jeho služby nezastupiteľné.
